Branded Content

Optimaal functionerende werknemers? Kies de juiste kantoorinrichting!

4 min lezen

Als werkgever wil je graag je medewerkers kunnen faciliteren.

Je de perfecte omgeving creëren waarin ze gemakkelijk hun werk kunnen uitvoeren op een manier die passend is. Maar dé ideale werkomgeving bestaat niet, simpelweg omdat deze voor iedereen anders is.

Maar als werkgever kun je wél zorgen voor verschillende, innovatieve werkplekken die de creativiteit, productiviteit en het contact tussen werknemers bevorderen.

Uit een studie van een Amerikaans architectenbureau blijkt dat de mate van succes op de werkvloer direct gelinkt is aan hoe innovatief de werkplekken zijn ingericht.

En dan hebben we het niet alleen over technologische mogelijkheden, maar juist over uiteenlopende aspecten die van grote invloed zijn op de werkplek. Van het comfort van het bureau, de inrichting van de bedrijfskantine, de veelzijdigheid van vergaderruimtes tot een inspirerende receptiebalie; alles speelt mee. Uit het onderzoek blijkt bovendien niet alleen dát de inrichting van een kantoor van invloed is op het innovatief vermogen van medewerkers, maar ook dat de juiste inrichting de innovatiekracht van een bedrijf een flinke (en meetbare) boost geeft.

Echte innovatie op het gebied van kantoorinrichting begint wanneer je drie stappen verder denkt dan hoe de werkplekken er nu uitzien. Het is relatief eenvoudig om kleine dingen te veranderen, maar daarmee beperk je jezelf én je medewerkers. Door groter te denken, behaal je ook betere resultaten. Denk na over hoe je de kantoorinrichting kunt gebruiken om productiviteit en contact tussen medewerkers te bevorderen. Ondanks dat het moeilijk is om een universele manier te vinden om productiviteit eenvoudig te meten, zijn er vier essentiële ‘werkmodussen’ te onderscheiden: focus, samenwerking, leren en socializen.

Focus: de mogelijkheid om je af te sluiten.

Sommige taken vereisen meer focus dan andere. Medewerkers moeten de mogelijkheid krijgen om zich voor een langere periode compleet te kunnen focussen op hun werk. Maar met de open kantoren die we vandaag de dag veel zien, is dit lang niet altijd een haalbare optie. Uit een studie uit 2009 bleek dat medewerkers maar liefst 28% van de tijd bezig zijn met onnodige onderbrekingen en de benodigde hersteltijd om weer gefocust te kunnen werken.

Om die onderbrekingen tot een minimum te beperken, kun je kleine, afsluitbare werkplekken creëren. In dit soort hokjes kunnen werknemers ongestoord aan een project werken dat hun onverdeelde aandacht nodig heeft. Bovendien zijn deze plekken ook prima te gebruiken als studieplekken (zie ook het kopje ‘Leren’ verderop).

De tijd dat we op kantoor alleen maar werkten, ligt ver achter ons. Inmiddels is het bij de meeste bedrijven wel doorgedrongen dat urenlang achter elkaar naar een scherm staren of bezig zijn met een project niet perse de meest effectieve manier van werken is.

Dit soort focus-werkplekken neemt natuurlijk behoorlijk wat ruimte in. Ruimte die niet iedereen tot zijn of haar beschikking heeft. Daarom zijn er ook andere oplossingen waarmee je ervoor kunt zorgen dat je in een open kantoor, toch minder last hebt van geluid van anderen. Bijvoorbeeld met geluidswerende scheidingswanden. Zo kun je één ruimte gemakkelijk op meerdere manieren gebruiken.

Samenwerking: de sleutel tot succes.

Een succesvol bedrijf kan niet zonder samenwerken. Niet zo gek dus dat 97% van de medewerkers én leidinggevenden vindt dat een gebrek aan teamwork een effect heeft op de uitkomst van een taak of project. En als projecten een minder goed resultaat opleveren als gedacht, dan heeft dit uiteindelijk ook effect op de jaarcijfers van de onderneming.

Door een werkomgeving te creëren die samenwerken ondersteunt en zelfs stimuleert, zorg je voor een stevige basis voor je bedrijf. De sfeer wordt positiever en bij een bedrijf met een goede bedrijfscultuur zullen medewerkers minder snel geneigd zijn om op zoek te gaan naar een andere baan. Toch is samenwerking ook iets wat je niet moet proberen te forceren door bijvoorbeeld grote vergaderruimtes te maken.

Probeer in plaats daarvan juist te kijken hoe je kunt zorgen dat snelle, spontane brainstorms tussen twee of drie medewerkers makkelijker georganiseerd kunnen worden. Bijvoorbeeld door modulair kantoormeubilair te gebruiken, met aan de uiteinden een kleine (sta)tafel voor snelle meetings of feedbackmogelijkheden.

Kleinere, afgesloten vergaderruimtes met geïntegreerde techniek (denk aan touchscreens in de tafel) faciliteren teams bij de broodnodige vergaderingen zonder extra ruimte te kosten.

Leren is de basis voor groei.

Voor succes is ontwikkeling onmisbaar. Als werkgever wil je daarom stimuleren dat je werknemers blijven leren en op de hoogte zijn van de trends in hun vakgebied. Naast dat je je medewerkers de mogelijkheden wil geven om zich te ontwikkelen, wil je er ook in de kantoorinrichting rekening mee houden.

Door aparte ruimtes of plekken te creëren waar medewerkers in alle rust kunnen studeren, geef je een belangrijk signaal af. Namelijk dat je hun ontwikkeling belangrijk vindt. Eerder in dit artikel hadden we het al over het feit dat mensen niet snel op zoek zullen gaan naar een andere baan als de sfeer en bedrijfscultuur goed zijn, iets als ruimte geven voor ontwikkeling is iets wat daar heel erg aan bijdraagt.

Het is belangrijk om verschillende soorten ruimtes te hebben. Denk bijvoorbeeld aan een trainingsruimte, waar meerdere medewerkers tegelijkertijd een training kunnen volgen. Je kunt hiervoor dezelfde ruimte gebruiken als voor vergaderingen. Daarnaast wil je medewerkers misschien ook de mogelijkheid geven om zelf te studeren op een rustige plek in het gebouw. Bijvoorbeeld aan de zijkant van de kantine, waar je een speciale ruimte hebt ingericht om te leren. Inclusief hoofdtelefoons, voldoende stopcontacten en eventueel zelfs een paar zit-stabureaus

Socializing: gezelligheid op de werkvloer.

De tijd dat we op kantoor alleen maar werkten, ligt ver achter ons. Inmiddels is het bij de meeste bedrijven wel doorgedrongen dat urenlang achter elkaar naar een scherm staren of bezig zijn met een project niet perse de meest effectieve manier van werken is. Sterker nog, deze manier van werken is hét recept voor een serieuze burn-out! Houd de sfeer op kantoor goed door medewerkers te stimuleren om regelmatig korte pauzes te nemen, een gesprek te voeren met een collega of een kijkje te nemen op een andere afdeling.

Een belangrijke ontmoetingsplek op kantoor is natuurlijk de kantine. Zorg dat deze goed ingericht wordt. Dat doe je door rekening te houden met de wensen van de medewerkers. Zo moet er zitgelegenheid zijn voor die grote groep collega’s die met de hele afdeling een binnengehaalde opdracht willen vieren, maar ook voor twee collega’s die een persoonlijk gesprek willen voeren. Een mix aan verschillende zitgelegenheden is het meest optimaal; een diner-achtig tafeltje voor zes, een paar statafels en de café-achtige indeling met comfortabele stoelen en banken is zeker het overwegen waard.

Als je je bezig gaat houden met de inrichting van een kantoorruimte, wees dan zeker niet te beperkt in je denken en houd rekening met de vier elementen uit dit artikel. Dan zul je zien dat niet alleen de productiviteit en creativiteit toenemen, maar ook de sfeer een stuk beter wordt.